Idők Urai

Egyelőre úgy érzem, megtaláltam a legjobb eszközöket. Nem meglepődni, mind Google.

1. Gmail

A google levelezője konkrétan három pillérre épül nálam (innen loptam):

1. Inbox Zero: folyamatosan üresen tartom az emailfiókomat, ezzel elérem, hogy ha bármi új jön, ne vesszen el.
2. Összetett label rendszer: ügyfelekre, projektekre, kategorizált információkra alábontom a bejövő leveleket. Így mindent megtalálok, mindent vissza tudok keresni, és azzal sincs gondom, hogyha valamit hosszú idő után kell megtalálnom.
3. Multi inbox és superstar rendszer: az emailekben érkező taskeket csoportosítom, a fenti link szerint.

2. Calendar

Alap, mikor-kivel találkozom, mikor mit akarok csinálni. A taskeket nem szeretem időponthoz kötni, inkább határidőket állítok fel projektre.

3. Tasks

Nekem nagyon tetszik. A képezhető listák projektek, +1 elmaradás, +1 általános dolgok lista. Azon belül mérföldkövek vannak, melyek részfeladatokra vannak bontva. Pl.:

Projekt: Adóterv xy ügyfélnek

Mérföldkő 1.: Társasági adóalap tervezése

• termélesi folyamat költségelemzése
• árvbevétel szerkezet elemzése
• igazgatási költségek elemzése
• egyéb tényezők elemzése
• pénzügyi eredmény elemzése
• lehetséges eredmény átcsoportosítások
• stb.

(persze ennél sokkal hosszabb a dolog, de nem árulom el minden titkomat ;) )

4. Chrome

Nagyon tetszik ez a böngésző: gyors, letisztult, az új kiterjesztés rendszer nem lassítja, úgy ahogy a Firefoxot.

5. Papír, ceruza

A leggyorsabb módja annak, ha valamit fel kell jegyeznem. Általában ezzel kezdem, és ha bármi olyan van, ami tartósan kell, utána viszem fel gépre.

6. Docs

Megosztásra, szerkesztésre is használom, plusz az új upload lehetőség miatt (google drive jeee) még jobban szeretem. 

Mindezek mellett használom a Contacts-t telefonszámok és emailcímek tárolására, a Buzz-t kommunikációra, és a Groups-t is használtam már, amikor kellett, illetve a Reader-ből sok fontos infot is meg tudok kapni.

Ja: angolul használok mindent. Miért? Mert előbb frissül mint a magyar, és sokszor több a fícsör is az angolban. És a Zümm egy barom név...

...számomra az, hogy nem tudom megtalálni azt az időmennyiséget, amit az időbeosztásra kell fordítanom. 

Egyelőre nem találtam meg a hatékony módszert, viszont eljutottam odáig, hogy a napom nem folyik szét darabokra. A gmail-emben használom a zero inbox technikát, multi-inboxozok, superstarozok, ami egyelőre igen hatékonynak tűnik, de sajnos a feladataim, a munkám nagy része offline érkezik. Probálgatom a Google Tasket, tetszik, de nem napi rutin, szóval most még félmegoldás. A projektmenedzselésre egyszerű táblázatokat használok, google docs rlz.

Nekem a bonyolultabb to-do programok nem tetszenek, egyszerűen nem tudom napi rutinná tenni őket. A projektmenedzsment programok nagy része is túl bonyolult, egyszerűen több időt vesz el, mint amit hoz. 

Alapvetően tanulmányozom a GTD alapelveit, és hiszem, hogy a legfontosabb az életben a ZEN. Egyensúly a munkában, egyensúly a magánéletben, egyensúly mindenhol.

Stílszerűen kezdjük is vitaindító Google Buzz bejegyzésemmel:

A blog célja, hogy megosszuk time-management-es tapasztalatainkat másokkal is, mivel jelenlegi munkahelyemen ennek a hiányosságából adódó problémák szivatnak nap mint nap. 

A szívódás 4, szakmai alappilére a következő: 

• rossz időbeosztás 
• rossz priorizálás 
• nem megfelelő, illetve hiányos kommunikáció 
• koncentráció hiánya 

Mindez alacsony stressztűréssel, a munkahelyi kapcsolatokban való túlzott érzékenységgel és az ezekből adodó mindset hiányával párosul. Ezek mindegyike késöbbi postok tárgyát fogják képezni.

A problémákat integráltan igyekszem megoldani: a mind-mapping és a project-management vívmányait felhasználva, ötvözve próbálom kialakítani a számomra legmegfelelőbb módszert. (Update: Gyurma felhívta figyelmemet a http://zenhabits.net/ blog áldásos tevékenységére, amelynek általunk adaptált gondolatait a jövőben biztos, hogy bedobjuk megvitatásra)

Az emberek különbözőféleképp gondolkoznak, tanulnak, más képességek erősebbek mindenkinél. A jobb félteke dominanciával rendelkező emberek kreatívabb oldalról, míg az inkább bal féltekét jobban kihasználók egzaktabb módon közelítenek egy-egy problémához. Természetesen a megoldáshoz mindkét módon el lehet jutni: a kérdés nem az, hogy melyik a jó, hanem hogy egy adott ember felismeri-e, hogy neki melyik út a könnyebb, az ő gondokodásmódjához közelálló. 

Emellett a tanulási folyamatnál fontos szerepet játszik az is, hogy kinél mi a primer, a szekunder, illetve a tercier érzékelés: a vizuális, hallás utáni, vagy a tapintás utáni (itt az írásra, vagy egy könyv fizikai valójára kell gondolni, stb.) észlelés és felfogás helyes alkalmazása gyorsíthatja és hatékonyabbá teheti a tanulás folyamatát. 

Természetesen a helyzet ennél sokkal összetettebb, de az Idő Urai ezeket az összetett folyamatokat hivatottak a végletekig leegyszüríseteni ezen az "idősíkon".

A végére pedig hagytam egy-két mind-mapping programot: 

Egy egész használható online alkalmazás, a Mindomo ide be lehet jelentkezni Google account-tal is.

Illetve az egyik legprofibb megoldás Tony Buzan-tól, a mind-mapping legnagyobb úttörőjétől.